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Fr, 15. Dezember 2017, KW 50

Case Studies

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FALLSTUDIE: OUTSOURCING-PROJEKT WWK

Die Ausgangssituation
Die WWK Lebensversicherung a.G. ist ein unabhängiger und moderner Finanzdienstleister in den  Bereichen der fondsgebundenen Lebensversicherung und der privaten Personen- und Sachversicherung. Die Gründung der WWK erfolgte 1884 als Selbsthilfeeinrichtung unter der Bezeichnung „Witwen- und Waisen-Unterstützungscassa des Bayerischen Verkehrsbeamten-Verein“ ausschließlich für Mitglieder des„Bayerischen Verkehrsbeamten-Verein“ zur Versorgung von Witwen und Waisen. WWK entwickelte sich seitdieser Zeit zu einem substanz- und wachstumsstarken, unabhängigen und modernen Finanzdienstleister mitrund 1 Million Kunden, 10.000 Vertriebspartnern und namhaften Kooperationspartnern. Seit Jahrzehnten gehört die WWK zu den Marktführern im Bereich der fondsgebundenen Finanzdienstleis-tungsangebote. Weiter ist die WWK mit ihrem leistungsstarken Angebot im Bereich privater Personen- undSachversicherungen und mit der eigenen WWK Investment S.A. sowie der WWK Pensionsfonds AG im Marktpositioniert.

wwk
Die WWK ist bundesweit in weitere 70 Außenstellen mit 300 Mitarbeitern in Organisations-, Filial-, Bezirks-und Vertriebsdirektionen gegliedert. Diese Außenstellen betreuen ca. 10.000 angeschlossene Vermittler vor Ort. Bisher wurden ausschließlich die Außenstellen mit Material beliefert, nun sollen auch die Endvermittlerihr Material direkt bestellen können und dies von allen Unternehmungen aus dem  Konzernverbund.
Die WWK Lebensversicherung a.G. produziert mit 228 Artikeln ca. 30 Mio. Drucksachen pro Jahr. Hierbei handelt es sich in erster Linie um Farbprospekte, Flyer, Plakate und Versicherungsanträge in vielen  Varianten. Dabei sollen Druckaufträge wie Flyer, Einzelblätter und Plakate, in Kleinauflagen per Print-On-Demand produziert werden.

Die Zielsetzung
Die gesamte Projektierung war stets auf folgende Zielsetzungen ausgerichtet:

  • Reduzierung der gesamten Prozesskosten von der Bestellabwicklung über das Fulfillment bis zum Versand. 
  • Eliminierung und Auflösung aller Zwischenlager in den 70 Außenstellen und direkte Belieferung der Vermittler vor Ort.
  • Transparenz über sämtliche Produktbestände im Versicherungskonzern.
  • Transparenz über sämtliche Bestellvorgänge aller Vermittler vor Ort.
  • Detailliertes Online-Reporting über alle Vorgänge und Aktionen.

Durch die Dienstleistung sollen einheitliche Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen bis in die kleinsteVertriebseinheit gewährleistet werden. Somit soll erreicht werden, dass die Vermittler vor Ort bei allen geplanten und durchführbaren Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen schnell und zuverlässig mit aktuellen Vertriebsmaterialien unterstützt werden. Vom Print-on-Demand zum Marketing-On-Demand.

Die Dienstleistung
Für das Gesamtprojekt wurde die Projektleitung an Bresto Media Druck übertragen und hierzu in die beidennachfolgenden Teilprojekte untergliedert:
Teilprojekt 1: Outsourcing des gesamten Materiallagers
Sämtliche Lagermaterialien wurden hierzu an Bresto Media Druck als externen Dienstleister ausgelagert unddas eigene Lager in München-Karlsfeld aufgelöst. Dieses Lager umfasste eine Größe von 1000 m², 1223 Regalmeter und 610 Palettenplätze. Durch Artikelreduzierung und POD-Anwendungen (Print-on-demand)wurden die Artikel auf ca. 350 verringert, was in etwa 450 Palettenplätzen und 400 Regalmetern entspricht.Bresto Media Druck hat auch die folgenden Dienstleistungen als kompetenter Outsourcing-Partner mit übernommen:

  • Wareneingang
  • Qualitätskontrolle
  • Einlagerung
  • Webbasierte Überwachung der Lagerbestände bzw. Mindestbestände.
  • Automatische Buchung der Ab- und Zugänge.
  • Online-Meldung bei Erreichen der Mindestbestände.
  • Kommissionierung und Verpackung der eingehenden Bestellungen.
  • Die kommissionierten, fachgerecht und transportsicher verpackten Materialien müssen als Brief- bzw. Paketpost portooptimiert versendet werden. 

Teilprojekt 2: Erstellung eines webbasierten zentralen Bestellmediums / Onlineshop
Um dies alles rationell und kostenoptimiert umzusetzen wurde durch Bresto Media Druck ein Onlineshop alswebbasiertes zentrales Bestellmedium kundenspezifisch auf die Bedürfnisse der WWK konfiguriert und ent-sprechend zur Verfügung gestellt. Hierbei mussten folgende kundenspezifische Anforderungen erfüllt werden:

  • Schnittstelle zum konzerneigenen Intranet für die Login-Prozedur.
  • Verwalten unterschiedlicher Benutzergruppen und -berechtigungen.
  • Verwalten von Artikelgruppen mit unterschiedlichen Bestellberechtigungen und Bestellmengenberechtigungen (Mindest-, Maximalbestellmenge).
  • Verwaltung von kritischen Mindestbeständen: Umfangreiche Suchfunktionen im Artikelstamm (Produktstruktur, Artikelart, u.w.).
  • PDF-Ansicht von jedem Artikel und Möglichkeit des PDF-Downloads.
  • Blätterfunktion bei mehrseitigen Dokumenten (z.B. bei Produktkatalogen).
  • Umfangreiches Administrations- und Reporting-Tool um alle Vorgänge jederzeit online transparent darzustellen.
  • Online-Tracking von allen Versandaktionen
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